Com canviar de programa de reserves sense perdre cap reserva

Abans de res, llegeix el contracte

Mira tres coses del programa que tens: si hi ha permanència i fins quan, quant preavís demana per donar-se de baixa, i què passa amb les dades quan marxes. Així sabràs quin dia et convé fer el canvi, i no pagaràs dos programes més mesos dels que calen.

Si el que tens cobra per comensal, mira també quantes reserves t’arriben amb comissió i de quin canal. És el que t’estalviaràs, i t’ajudarà a decidir si et quedes algun canal; ho expliquem a la guia de la comissió per comensal i la quota fixa.

Descarrega les teves dades

Les reserves i les fitxes dels teus clients són teves. Segons el reglament de protecció de dades (RGPD, article 28), el programa de reserves les tracta per encàrrec teu, i quan s’acaba el servei te les ha de tornar o esborrar, com tu triïs. Demana-les abans de donar-te de baixa, no després.

El més pràctic és un full de càlcul amb les reserves futures i un altre amb els clients: nom, telèfon, correu i les notes que hi tinguis, com al·lèrgies, preferències o aniversaris. Si el programa té un botó per descarregar-les, fes-lo servir; si no, demana-les per escrit.

Prepara el nou mentre l’altre funciona

No apaguis res fins que el nou estigui a punt. Configura’l amb calma: els horaris, els torns, les taules i les zones, quantes persones hi caben a cada hora, els avisos que rebrà el client i què passa amb els grups.

Després fes-hi unes quantes reserves de prova des del mòbil, com si fossis un client: que arribi la confirmació, que es pugui anul·lar i que no surti cap hora d’un dia que tens tancat. Val molt més trobar un forat un dimarts a la tarda que un dissabte a les nou del vespre.

Passa-hi les reserves que ja tens

Totes les reserves que ja tens per als propers dies i setmanes han de ser al programa nou abans que hi comencin a entrar les noves. Si no, el programa nou donarà com a lliure una taula que ja és d’algú.

Si no són gaires, el més segur és entrar-les a mà, una per una, amb el nom, el telèfon i les notes. Repassa-les dues vegades, sobretot les dels grups i les dels dies assenyalats.

El dia del canvi, tots els enllaços alhora

Tria un dia tranquil, lluny del cap de setmana, i aquell mateix dia canvia l’enllaç de reserves a tot arreu on sigui:

• El botó o el formulari de la web.
• La bio i les històries destacades d’Instagram, i la pàgina de Facebook si en tens.
• El perfil i les respostes ràpides de WhatsApp Business.
• La fitxa de Google: afegeix l’enllaç nou, marca’l com a preferit i demana que retirin el vell. Ho expliquem a la guia del botó de reservar a Google.
• Qualsevol altre lloc on hi hagi l’enllaç vell: la signatura dels correus, guies de la zona, cartells o codis QR impresos.

I que tot l’equip sàpiga que, des d’aquell dia, les reserves del telèfon s’apunten al programa nou.

Les setmanes de després

Durant uns dies encara poden entrar reserves pel programa vell, des d’un enllaç que se t’hagi escapat o que algun client tingui guardat. Si el programa ho permet, tanca-hi les reserves noves; si no, mira-hi cada dia i passa al nou el que hi entri.

Quan ja no hi quedi cap reserva futura i hagis comprovat que l’enllaç vell no surt enlloc, dona’l de baixa amb el preavís que demani el contracte.