Cómo cambiar de software de reservas sin perder ninguna reserva

Antes de nada, lee el contrato

Mira tres cosas del programa que tienes: si hay permanencia y hasta cuándo, cuánto preaviso pide para darse de baja, y qué pasa con los datos cuando te vas. Así sabrás qué día te conviene hacer el cambio, y no pagarás dos programas más meses de los necesarios.

Si el que tienes cobra por comensal, mira también cuántas reservas te llegan con comisión y de qué canal. Es lo que te ahorrarás, y te ayudará a decidir si te quedas algún canal; lo explicamos en la guía de la comisión por comensal y la cuota fija.

Descarga tus datos

Las reservas y las fichas de tus clientes son tuyas. Según el reglamento de protección de datos (RGPD, artículo 28), el programa de reservas las trata por encargo tuyo, y cuando termina el servicio tiene que devolvértelas o borrarlas, como tú elijas. Pídelas antes de darte de baja, no después.

Lo más práctico es una hoja de cálculo con las reservas futuras y otra con los clientes: nombre, teléfono, correo y las notas que tengas, como alergias, preferencias o cumpleaños. Si el programa tiene un botón para descargarlas, úsalo; si no, pídelas por escrito.

Prepara el nuevo mientras el otro funciona

No apagues nada hasta que el nuevo esté listo. Configúralo con calma: los horarios, los turnos, las mesas y las zonas, cuántas personas caben a cada hora, los avisos que recibirá el cliente y qué pasa con los grupos.

Después haz unas cuantas reservas de prueba desde el móvil, como si fueras un cliente: que llegue la confirmación, que se pueda anular y que no salga ninguna hora de un día que tienes cerrado. Vale mucho más encontrar un fallo un martes por la tarde que un sábado a las nueve de la noche.

Pásale las reservas que ya tienes

Todas las reservas que ya tienes para los próximos días y semanas tienen que estar en el programa nuevo antes de que empiecen a entrar las nuevas. Si no, el programa nuevo dará como libre una mesa que ya es de alguien.

Si no son muchas, lo más seguro es meterlas a mano, una a una, con el nombre, el teléfono y las notas. Repásalas dos veces, sobre todo las de los grupos y las de las fechas señaladas.

El día del cambio, todos los enlaces a la vez

Elige un día tranquilo, lejos del fin de semana, y ese mismo día cambia el enlace de reservas en todas partes:

• El botón o el formulario de la web.
• La bio y las historias destacadas de Instagram, y la página de Facebook si la tienes.
• El perfil y las respuestas rápidas de WhatsApp Business.
• La ficha de Google: añade el enlace nuevo, márcalo como preferido y pide que retiren el viejo. Lo explicamos en la guía del botón de reservar en Google.
• Cualquier otro sitio donde esté el enlace viejo: la firma de los correos, guías de la zona, carteles o códigos QR impresos.

Y que todo el equipo sepa que, desde ese día, las reservas del teléfono se apuntan en el programa nuevo.

Las semanas de después

Durante unos días todavía pueden entrar reservas por el programa viejo, desde un enlace que se te haya escapado o que algún cliente tenga guardado. Si el programa lo permite, cierra en él las reservas nuevas; si no, míralo cada día y pasa al nuevo lo que entre.

Cuando ya no quede ninguna reserva futura y hayas comprobado que el enlace viejo no sale en ningún sitio, date de baja con el preaviso que pida el contrato.