Com triar un programa de reserves per al teu restaurant

Quota fixa o comissió per comensal

És la pregunta que més pesa a la factura. Hi ha dos models: una quota mensual que no canvia facis les reserves que facis, o un import per cada comensal o reserva que t’arriba, normalment lligat a un portal que et posa davant de gent que no et coneixia.

Cap dels dos és millor per definició. Amb la comissió, pagues més com més t’omple aquell canal; amb la quota, el cost és el mateix un dimarts buit que un dissabte ple. Fes el càlcul amb el teu volum real i separa les reserves que ja són teves —clients de sempre, la teva fitxa de Google, el teu telèfon— de les que el portal et porta de nou. Si vols veure els dos models un al costat de l’altre, tens la comparació de models de preu.

Pregunta també pel que no surt a la primera línia: si hi ha quota d’alta, si els recordatoris es paguen a part, quantes reserves inclou cada pla i què passa si te’n passes.

Permanència i com se’n surt

Un programa de reserves es tria per anys, però s’ha de poder deixar en un mes. Mira si hi ha permanència, amb quina antelació s’ha d’avisar per donar-se de baixa i què passa amb les reserves que ja tens fetes per a les setmanes següents. Són respostes que han de ser a les condicions per escrit, no només en una conversa comercial.

De qui són les dades dels clients

Els noms, els telèfons, els correus i l’historial de reserves són el que et permet tornar a omplir un dia fluix. Comprova que siguin teus per contracte, que els puguis descarregar quan vulguis en un format obert (un CSV o un full de càlcul) i què se’n fa quan marxes.

També importa qui parla amb el client. Si la reserva entra per un portal, el portal també té la relació amb aquell comensal i li pot ensenyar altres restaurants. Si entra pel teu canal, la relació és teva.

El botó de reserva, a Google i a la teva web

Molts clients et troben buscant el nom del restaurant a Google o a Maps, i és allà on han de poder reservar. Comprova que el programa et doni un enllaç de reserva que puguis posar a la fitxa d’empresa de Google, a Instagram i a la teva web, com a botó o amb el formulari a dins de la pàgina.

Com menys passos hi hagi entre trobar-te i tenir taula, millor: sense descarregar cap aplicació i sense haver-se de registrar enlloc.

Recordatoris i confirmació

Un recordatori abans del servei és la manera més senzilla de reduir els no-shows, i ha de ser automàtic: si depèn que algú se’n recordi, fallarà els dies que més falta fa. Mira si pots triar quantes hores abans surt, si pot demanar al client que confirmi i què passa si no ho fa, i si cada correu porta un enllaç perquè el client anul·li sense trucar.

Ho expliquem amb calma a la guia com reduir els no-shows.

Aforament: per taules o per persones

Hi ha dues maneres de decidir si queda lloc. Per taules: dibuixes la sala, cada reserva ocupa una taula concreta i el programa només ofereix les hores en què n’hi ha una de lliure de la mida que cal. Per persones: dius quanta gent hi cap a cada torn i la sala la reparteixes tu quan arriben.

La primera va bé si les taules són fixes i vols saber qui seu on. La segona, si ajuntes i separes taules cada dia o si el que et limita és la cuina i no les cadires; en aquest cas també és útil poder limitar quanta gent entra a la mateixa hora, perquè no t’arribi tot el servei de cop.

Sigui com sigui, el programa ha de ser l’única agenda: les reserves de telèfon i els clients que arriben sense reserva també hi han d’entrar, o tornaràs a tenir dues llistes que no quadren.

Carta QR i idiomes

Si treballes amb turisme, mira en quins idiomes pot reservar el client i en quins li arriben els correus. I si el programa porta carta QR, que la puguis canviar tu mateix i publicar en més d’un idioma, sense que la traducció et toqui els preus.

Qui t’ajuda quan alguna cosa no va

El suport es nota el primer dissabte que alguna cosa falla. Pregunta per quin canal s’atén (correu, telèfon, xat), en quin termini i en quin idioma, i si t’ajuden a deixar-ho configurat al principi o te n’has de sortir sol amb un manual.

Prova’l abans de pagar

Una demostració t’ensenya el programa; una prova t’ensenya com funciona al teu restaurant. Si pots, fes-lo servir unes setmanes amb reserves reals: reserva des del mòbil com si fossis un client, anul·la la reserva des del correu, apunta’n una de telèfon en ple servei i mira quant hi trigues.

Fixa’t també en què passa quan s’acaba la prova: si t’han demanat la targeta d’entrada, si es comença a cobrar sol i què passa amb les teves dades si no continues.