Cómo elegir un programa de reservas para tu restaurante

Cuota fija o comisión por comensal

Es lo que más pesa en la factura. Hay dos modelos: una cuota mensual que no cambia hagas las reservas que hagas, o un importe por cada comensal o reserva que te llega, normalmente ligado a un portal que te pone delante de gente que no te conocía.

Ninguno es mejor por definición. Con la comisión, pagas más cuanto más te llena ese canal; con la cuota, el coste es el mismo un martes flojo que un sábado lleno. Haz la cuenta con tu volumen real y separa las reservas que ya son tuyas —clientes de siempre, tu ficha de Google, tu teléfono— de las que el portal te trae nuevas. Si quieres ver los dos modelos uno al lado del otro, tienes la comparativa de modelos de precio.

Pregunta también por lo que no sale en la primera línea: si hay cuota de alta, si los recordatorios se pagan aparte, cuántas reservas incluye cada plan y qué pasa si te pasas.

Permanencia y cómo darse de baja

Un programa de reservas se elige para años, pero se tiene que poder dejar en un mes. Mira si hay permanencia, con cuánta antelación hay que avisar para darse de baja y qué pasa con las reservas que ya tienes hechas para las semanas siguientes. Son respuestas que tienen que estar en las condiciones por escrito, no solo en una conversación comercial.

De quién son los datos de los clientes

Los nombres, los teléfonos, los correos y el historial de reservas son lo que te permite volver a llenar un día flojo. Comprueba que sean tuyos por contrato, que puedas descargarlos cuando quieras en un formato abierto (un CSV o una hoja de cálculo) y qué se hace con ellos cuando te vas.

También importa quién habla con el cliente. Si la reserva entra por un portal, el portal también tiene la relación con ese comensal y le puede enseñar otros restaurantes. Si entra por tu canal, la relación es tuya.

El botón de reserva, en Google y en tu web

Muchos clientes te encuentran buscando el nombre del restaurante en Google o en Maps, y es ahí donde tienen que poder reservar. Comprueba que el programa te dé un enlace de reserva que puedas poner en tu ficha de empresa de Google, en Instagram y en tu web, como botón o con el formulario dentro de la página.

Cuantos menos pasos haya entre encontrarte y tener mesa, mejor: sin descargar ninguna aplicación y sin tener que registrarse en ningún sitio.

Recordatorios y confirmación

Un recordatorio antes del servicio es la forma más sencilla de reducir los no-shows, y tiene que ser automático: si depende de que alguien se acuerde, fallará justo los días que más falta hace. Mira si puedes elegir cuántas horas antes sale, si puede pedir al cliente que confirme y qué pasa si no lo hace, y si cada correo lleva un enlace para que el cliente anule sin llamar.

Lo explicamos con calma en la guía cómo reducir los no-shows.

Aforo: por mesas o por personas

Hay dos formas de decidir si queda sitio. Por mesas: dibujas la sala, cada reserva ocupa una mesa concreta y el programa solo ofrece las horas en las que hay una libre del tamaño que hace falta. Por personas: dices cuánta gente cabe en cada turno y la sala la repartes tú cuando llegan.

La primera va bien si las mesas son fijas y quieres saber quién se sienta dónde. La segunda, si juntas y separas mesas cada día o si lo que te limita es la cocina y no las sillas; en ese caso también es útil poder limitar cuánta gente entra a la misma hora, para que no te llegue todo el servicio de golpe.

Sea como sea, el programa tiene que ser la única agenda: las reservas por teléfono y los clientes que llegan sin reserva también tienen que entrar, o volverás a tener dos listas que no cuadran.

Carta QR e idiomas

Si trabajas con turismo, mira en qué idiomas puede reservar el cliente y en cuáles le llegan los correos. Y si el programa incluye carta QR, que puedas cambiarla tú mismo y publicarla en más de un idioma, sin que la traducción te toque los precios.

Quién te ayuda cuando algo falla

El soporte se nota el primer sábado que algo falla. Pregunta por qué canal atienden (correo, teléfono, chat), en qué plazo y en qué idioma, y si te ayudan a dejarlo configurado al principio o tienes que apañártelas solo con un manual.

Pruébalo antes de pagar

Una demo te enseña el programa; una prueba te enseña cómo funciona en tu restaurante. Si puedes, úsalo unas semanas con reservas reales: reserva desde el móvil como si fueras un cliente, anula la reserva desde el correo, apunta una por teléfono en pleno servicio y mira cuánto tardas.

Fíjate también en qué pasa cuando se acaba la prueba: si te han pedido la tarjeta de entrada, si se empieza a cobrar solo y qué pasa con tus datos si no sigues.